Privacy

Forehand Electronic Extensions BV hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website, het Forehand E-commerce Platform en op persoonsgegevens die wij in het kader van onze dienstverlening en zakelijke relaties verwerken.

Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Forehand Electronic Extensions BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Forehand Electronic Extensions BV
Driemanssteeweg 200
3084 CB Rotterdam
Telefoon: 085 – 0080700
E-mail: info@forehand.nl
KvK-nummer: 24182857

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken is afhankelijk van de manier waarop je van onze diensten gebruikmaakt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• bedrijfsnaam en vestigingsgegevens;
• functie en afdeling;
• zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• aflever- en factuuradres;
• gegevens die nodig zijn voor het aanmaken en beheren van een account voor het Forehand E-commerce Platform;
• klantnummer en andere gegevens die aan je organisatie in onze administratie zijn gekoppeld;
• bestellingen, offertes, leveringen en facturen;
• bestelreferenties en opmerkingen die je tijdens het bestelproces invoert;
• correspondentie met Forehand per e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen;
• gegevens over het gebruik van onze website en webshop, zoals technische gegevens, IP-adres, browsergegevens en loggegevens;
• gegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via een contactformulier, accountaanvraag of sollicitatie.

Wij verwerken in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is en hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Forehand E-commerce Platform

Voor het gebruik van het Forehand E-commerce Platform is een persoonlijk account nodig. Dit account is gekoppeld aan de organisatie waarvoor je werkzaam bent.

Voor het aanmaken en beheren van dit account verwerken wij onder andere je naam, zakelijke contactgegevens en de gegevens van je organisatie.

Wanneer je via het E-commerce Platform een bestelling plaatst, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om deze bestelling uit te voeren. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om:

• de bestelde producten en aantallen;
• prijzen en kortingen;
• je bestelreferentie;
• afleveradres;
• gewenste levering;
• contactgegevens;
• order-, leverings- en factuurgegevens.

Het Forehand E-commerce Platform is gekoppeld aan ons ERP-systeem SAP Business One. Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen tussen de webshop en SAP Business One worden uitgewisseld. Hierdoor kunnen wij bijvoorbeeld klantgegevens, prijzen, productinformatie, voorraad, bestellingen, leveringen en facturen verwerken en beschikbaar stellen.

Waarvoor gebruiken wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• het uitvoeren en beheren van overeenkomsten met onze klanten;
• het verwerken en leveren van bestellingen;
• het aanmaken en beheren van accounts voor het Forehand E-commerce Platform;
• het tonen van klantgebonden informatie zoals prijzen, bestellingen, leveringen en facturen;
• het beantwoorden van vragen en het verlenen van ondersteuning;
• het uitvoeren van onze financiële en administratieve verplichtingen;
• het onderhouden van zakelijke relaties;
• het verbeteren, beveiligen en beheren van onze website, webshop en dienstverlening;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van sollicitaties;
• het versturen van commerciële communicatie wanneer hiervoor een geldige grondslag bestaat.

Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om onze producten of diensten te leveren;
• wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze financiële en fiscale administratie;
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het beveiligen en verbeteren van onze dienstverlening of voor het onderhouden van zakelijke klantrelaties;
• toestemming: wanneer wij je specifiek om toestemming vragen voor een bepaalde verwerking.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op je toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Website en webshop

Bij het bezoeken van onze website en het Forehand E-commerce Platform kunnen technische gegevens worden verwerkt. Deze gegevens gebruiken wij onder andere om onze websites goed te laten functioneren, de beveiliging te waarborgen en inzicht te krijgen in het gebruik van onze online dienstverlening.

Hierbij kunnen onder andere gegevens worden verwerkt over:

• datum en tijdstip van het bezoek;
• bezochte pagina's;gebruikte browser en apparaat;
• IP-adres;
• technische foutmeldingen;
• gebruik van functies binnen de website of webshop.

Waar mogelijk gebruiken wij deze gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

Cookies

Onze website en het Forehand E-commerce Platform maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website en webshop goed te laten functioneren. Deze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om een sessie actief te houden, een gebruiker ingelogd te houden of de inhoud van een winkelwagen te onthouden.

Daarnaast kunnen wij analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van onze website en webshop.

Wanneer wij cookies of andere technieken gebruiken waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt een eerder gegeven toestemming ook weer intrekken of wijzigen.

Meer informatie over de cookies en diensten die wij gebruiken, de doeleinden hiervan en de bewaartermijnen vind je in onze cookie-instellingen en/of cookieverklaring.

Delen van persoonsgegevens met derden

Forehand verkoopt je persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, de uitvoering van een overeenkomst of het nakomen van een wettelijke verplichting.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• leveranciers van software en IT-diensten;
• hosting- en clouddienstverleners;
• Sana Commerce als leverancier van ons E-commerce Platform;
• leveranciers die betrokken zijn bij het beheer van SAP Business One en andere bedrijfssystemen;
• transporteurs en logistieke dienstverleners;
• betalingsdienstverleners, indien van toepassing;accountants, adviseurs en andere professionele dienstverleners;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming en beveiliging van deze gegevens.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens door een door ons gebruikte dienst buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn.

Beveiliging

Forehand neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Voor gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële en fiscale administratie hanteren wij de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen.

Account-, klant-, bestel- en communicatiegegevens bewaren wij zolang deze noodzakelijk zijn voor de klantrelatie, onze dienstverlening, garantie- en serviceverplichtingen en eventuele juridische verplichtingen.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Je rechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van persoonsgegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op je toestemming, heb je daarnaast het recht om deze toestemming in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar info@forehand.nl. Wij kunnen je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop Forehand met je persoonsgegevens omgaat, dan verzoeken wij je eerst contact met ons op te nemen zodat wij je klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, onze systemen of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.

De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website en/of het Forehand E-commerce Platform.

Versie: 2026-1